Začínáme
První kroky
Systémové požadavky
Ke spuštění aplikace je vyžadován operační systém win98SE a vyšší. Používáte-li verzi pro win2000 a win XP je nutné mít na win 2000 nainstalován alespoň SP3. Hardwarové požadavky se odvíjejí od požadavků uvedených operačních systému a aplikace Microsoft Access.
Minimální rozlišení monitoru je 800 x 600 doporučené 1024 x 768.
Předpokládá se znalost práce v os Windows na uživatelské úrovni.
Upozornění na omezení
Při otevření většího množství formulářů mohou zůstat některá pole nevyplněná. Je to dáno velkým množství dotazů databáze na zdrojové tabulky. V tom případě stačí akorát pozavírat otevřené formuláře a chybně zobrazený formulář otevřít znovu.
Některé operace jsou výpočetně náročné a proto může chvilku trvat, než dojde k odezvě a to zejména na pomalých strojích.
Instalace a instalační balíčky FreeBase
FreeBase je distrubuován jako runtimová aplikace MS Access, tzn. že ke svému běhu nepotřebuje mít naistalovánu žádnou součást Microsoft Office. Je však možné ho dále používat i přímo ve vašich aplikacích MS Access, pokud je vlastníte.
K dispozici jsou následující balíčky.
Runtime pro operační systém win 2000 s SP
Runtime pro operační systém win 98.
Pro provoz na počítačích s nainstalovaným MS Access verze 2002 XP
Pro provoz na počítačích s nainstalovaným MS Access verze 2003.
Tzn. pokud nemáte nainstalován MS access, vybíráte distribuci jen podle operačního systému. Pokud máte MS access, stačí stáhnout distribuci podle verze MS Access, který máte nainstalován - tato distribuce je podstatně menší. Pokud máte Access 2000, musíte použít Runtime verzi podle vašeho operačního systému.
Runtime aplikace naistalujete buď přímo z cd nebo ze stažené distribuce poklepáním na soubor - setup.exe.
Aplikace přímo pro již nainstalovaný MS Access instalujete prostým kopírováním. Všechny soubory mimo datového (data.mdb ve win uvidíte pravděpodobně pouze -data - protože windows standardně ukrývá koncovky typů) musí být nakopírovány do jedné složky.
Ve složce doplňky jsou mimojiné ikony aplikace FreeBase. Zde si aplikace načítá ikony pro jednotný vzhled formulářů a také je zde soubor s názvem ikona.ico, kterou můžete použít pro ikonu zástupce na pracovní plochu, nebo do nabídky start. Stačí na vaši stávající ikonu kliknout pravým tlačítkem myši, zvolit vlastnosti a vybrat položku - změnit ikonu. Pak se doklikáte do složky doplňky a vyberete položku ikona.ico. (ve win uvidíte pravděpodobně pouze -ikona- protože windows standardně ukrývá koncovky typů) Tím zaručíte jednotný vzhled aplikace. Pokud instalujete verzi runtime pro win2000 a XP vše se nainstaluje automaticky, včetně ikon.
Instalátory pro runtime verze jsou poměrně velké - kolem 80 a více MB. Pokud je to pro Vás příliš velký objem, pošlete e-mail a my Vám pošleme instalaci na cd.
Runtime stačí nainstalovat pouze jednou. Aktualizace budou realizovány pouhým přepsáním jádra databáze a případně novými soubory doplňků, takže ty už nebudou na stahovaný objem dat tak náročné - cca 3MB.
Runtime aplikace pro win 2000 a XP nebo i samostatná aplikace pro MS Access 2003 bude hlásit při spuštění varování před možným nebezpečím v makrech. Pokud Vám to vadí pak povolte výrazy a v menu nástrojů v položce zabezpečení nastavte na nízké. Tím zabráníte tomuto hlášení.
Instalace a struktura aplikace - podrobnosti
Databáze
1. Instalátor naistalule databázi implicitně do c:/program files/freebase. V tomto adresáři bude část ovládací - income.mdb, doplňky a část datová. Soubor s daty se jmenuje data.mdb. Toto je část, kam se budou ukládat veškerá zapsaná data a proto je nutné ji zálohovat!!! Záloha se provádí kopírováním na vyměnitelné médium (Zip, CD R, CD RW atd.) nebo alespoň na samostatný harddisk v zabezpečené složce. Doporučujeme však důrazně alespoň jednou měsíčně přesto provést zálohu na výměnné médium. Datovou část (data.mdb) můžete umístit na jakékoliv libovolné místo ve vaší síti a na ostatní počítače nainstalujete pouze ovládací část a můžete FreeBase obsluhovat z více počítačů.
2. K datové
části budeme přistupovat pomocí ovládací části, kterou můžeme mít i na více
pracovních stanicích. Pokud nebude složka doplňky
umístěna ve stejné složce jako ovládací část income.mdb
nebude možné otvírat z aplikace manuál a další doplňky. Na samotnou funkci
programu to však vliv nemá. Instalátor tuto část instaluje samozřejmě
automaticky na správné místo..
Příklad manuálního umístění - ovládací část:
Příklad umístění
- datová část:
1. Nyní je nutné provést
namapování
ovládací části na
část datovou. Laicky řečeno - musíme vysvětlit ovládací části, kde má hledat
data. Spustíme datovou část poklepáním na soubor income.mbd a otevřeme databázi.
Zvolíme v panelu nástrojů příkaz propojit tabulky. Prostým procházením adresářů vyhledáme soubor
s daty - data.mdb. Zvolíme propojit.
2. V dialogovém okně propojit tabulky zvolíme vybrat vše a potvrdíme OK. Po úspěšném propojení zvolíme v ovládacích
panelech opravit a zkomprimovat databázi a můžeme začít pracovat.
3. Obdobným způsobem postupujeme i při upgradu na novou verzi databáze. (více viz. upgrade na novou verzi).
Pokud přesuneme, nebo přejmenujeme datovou část - či pouze přejmenujeme složku ve které se nachází, je nutné přemapovat ovládací část. Nikdy nemapujte již předtím napojenou ovládací část!! Použijte aktuální čistou ovládací část z webu nebo z instalačního cd a znovu ji namapujte .
Pokud instalujete datovou či ovládací část pouhým kopírováním z cd, je nutné odstranit ze souborů income.mdb a data.mdb atribut jen pro čtení! Klikněte pravým tlačítkem myši na soubor, zvolte vlastnosti a zkontrolujte položku Jen pro čtení. Nesmí být zaškrtnutá. Pokud je - odškrtněte ji.
V souboru whats_news.txt ve složce doplňky najdete vždy seznam aktualizací a případných oprav v nové verzi.
Tiskové verze formulářů a případně další dodatků najdete ve složce doplňky/doc.
Základní ovládání aplikace
Pojmy
1. Panel nástrojů
2. Příkazové tlačítko
3. Volič záznamů
4. Pole se seznamem - zkráceně seznam
5. Navigační tlačítka
6. Kontextové menu
V pravém formuláři vidíme ještě příklad podformuláře - fialový formulář uvnitř hlavního formuláře.
Ovládání aplikace
Vkládat, mazat a procházet údaje ve formulářích můžeme třemi základními způsoby.
1. Pomocí navigačních tlačítek
2. Pomocí ovládacích prvků v panelu nástrojů
3. Pomocí kontextového menu, které se objeví vždy po kliknutí pravým tlačítkem do formuláře (pokud je dostupné)
Vkládání - 
Zvolíme jednu z výše uvedených možností a vybereme ovládací prvek pro nový záznam a můžeme začít vkládat. Pokud otvíráme úplně čistý formulář, můžeme začít vkládat rovnou, bez volny nový záznam. Záznam potvrdíme klepnutím na volič záznamů - symbol tužky se na něm změní na trojúhelník. Pokud záznam neuložíme, záznam se uloží sám při zavírání formuláře.
Mazání -
Zvolíme jednu z výše uvedených možností a vybereme ovládací prvek pro smazání záznamu. Potvrdíme smazání. Pokud je záznam relačně svázán s dalšími podřízenými záznamy, budeme vyzváni ke smazání souvisejících podřízených záznamů.
Procházení - 
Procházet záznamy můžeme opět pomocí všech zmiňovaných možností. V číselném poli u navigačních tlačítek v každém formuláři vidíme počet zobrazených záznamů z celkového počtu.
Řazení, filtrování a podrobnější vysvětlení ovládání
Panel nástrojů obsahuje veškeré prvky, které budete k operacím s db. potřebovat. Při zobrazení některých formulářů, přibude na panelu nástrojů panel pro filtrování a ten se zobrazí i v kontextovém menu. Typický příklad je formulář IN-COME v režimu prohlížení záznamů.
Všechny možnosti filtrování, řazení a zmíněných základních ovládacích prvků jsou podrobně vysvětleny přímo v nápovědě aplikace Microsoft Access.
Příklad filtrování v dotazníku IN-COME
Po otevření dotazníku in-come pomocí základních filtrů výběru dle data, popřípadě volby pracovníka nebo místa, můžeme dále filtrovat IN-COME dotazník dle libovolných kritérií. Můžeme tak bez problémů velmi rychle zjistit kolik záznamů odpovídá kritériím daného časového období, žen bydlících s partnerem a se středním vzděláním.
Stačí označit zvolený požadavek pravým tlačítkem myši a v kontextové nabídce zvolit položku, filtrovat podle výběru.
V našem případě jsme zvolili filtr - bydlení jak - kód 2. Protože jsem chtěli výběr ze všech incomů bez ohledu na období, zvolili jsme v základním výběrovém filtru datum od 1.1.200 do 1.1.5000. Je zde velká pravděpodobnost toho, že starší nebo novější záznamy ve svých záznamech nemáme :-)
Dále jsme v základním výběrovém filtru zvolili jméno konkrétního pracovníka a místo nás nezajímalo, tak jsme ho nevybrali.
Vedle navigačních tlačítek ve stavovém řádku formuláře okamžitě vidíme počet vybraných záznamů. Pokud chceme filtrovat podle dalších kritérií, pokračujeme stejným způsobem dále. Pravé tlačítko na požadovaný výběr a v kontextovém výběru zvolíme opět filtrovat podle výběru. Pokud námi požadované kritérium není zrovna zobrazeno v aktivním formuláři (například potřebujeme filtrovat ženy a v aktivním formuláři je zobrazen muž) jednoduše k němu dolistujeme pomocí navigačních tlačítek dokud se námi požadovaný záznam nezobrazí.